Medarbetarsamtalet är perfekt för kommunikation

Det är många pusselbitar som ska falla på plats för att vara en attraktiv arbetsgivare, attrahera rätt kompetens och behålla skickliga medarbetare. Allt ifrån den dagliga interna kommunikationen till företagets värderingar och inte minst ledarskapet är med och påverkar. Här menar vi att HR och kommunikation har mycket att vinna genom att samarbeta för att uppnå ökad dialog och bättre kommunikation i ert medarbetarsamtal och de uppföljande samtalen.

De flesta av oss som hunnit ut i arbetslivet har med största sannolikhet haft medarbetarsamtal (även kallade utvecklingssamtal), är du ledare i ett företag har du säkerligen suttit på andra sidan och hållit i dessa samtal. Det är inte det lättaste oavsett vilken sida du sitter på, det är mycket att tänka på både inför och under samtalet.

Ta bort stela frågor – samtala på riktigt

Vi som jobbar i The Tribe Lounge har i de olika roller vi haft som konsult, anställd och ledare upplevt att medarbetarsamtalen ofta blir stela och till och med meningslösa. Inte alls ett samtal mellan två personer som är nyfikna och vill berätta och lyssna. I bästa fall finns en rad frågor förberedda men de lämnar inte så mycket utrymme för en flexibel dialog med utbyte – ett riktigt samtals viktiga komponenter. För många blir därför medarbetarsamtalet bara något som ska checkas av – innan det kommer till lönesamtalet.  Och kanske blir det heller inte mycket av med mål och uppföljning som ska sättas, dokumenteras och följas upp, för att ge något på längre sikt.

Varför bara samtala en gång per år?

När vi lyfte på locket och började fundera kring de här frågorna gick vi igång! Vi funderade på vad vi själva saknat i våra egna samtal och kom fram till att det inte ska behöva vara tråkigt och formellt för att kunna vara strukturerat. Och att vi ville ha mer av berättande, nyfikenhet och lyssnande – och mindre formulärkänsla.

Vi tog steget fullt ut och tog fram ett eget medarbetarkoncept och en process med tydliga steg där vi ger utrymme för dialog snarare än fasta frågor som ska checkas av. Vi jobbar strukturerat och har ett huvudsamtal men sen även täta avstämningar där man tar upp utvalda delar utifrån medarbetarsamtalet och medarbetarens prioriteringar och önskemål. Här lånar vi in begreppet ”check-ins”: samtal under året där medarbetaren ska ta minst lika stort ansvar som ledaren. För det handlar ju om hans/hennes utveckling och framtid i företaget.

Våra 5 tips till ett bättre medarbetarsamtal:

1. Process och stödjande dokument på plats. Tänk noga igenom processen, sätt riktlinjer för uppföljning och dokumentation, implementera i dialog med medarbetaren.
2. Diskutera med medarbetaren hur han/hon önskar ha det! Vi fungerar olika, tar till oss information på olika sätt och behöver därmed bli bemötta på olika sätt för att prestera som bäst.
3. Välj rum med omsorg. Hur ni sitter under samtalet påverkar mer än man kan tro. Det ska kännas avslappnat, finns det möjlighet att sitta i fåtöljer är det trevligare än att sitta ensamma i ett stort mötesrum. Se till att det är er tid där ni inte blir störda av andra via telefoner eller dörrar som öppnas. Och om ni har ett online-samtal, välj även då rum med omsorg med trevlig bakgrund och i en ostörd miljö.
4. Välj tidpunkt utifrån både din och medarbetarens kalender. Boka upp tillräckligt med tid, så att samtalet inte blir en stress mot klockan. Vi tyckte två timmar gick fort!
5. Förbered dig – både du som är ledare och du som är medarbetare. Skriv anteckningar och ge medarbetaren aktuella ämnen och områden ni kommer att ta upp god tid i förväg. Se till att det finns utrymme för medarbetaren att förbereda sig under arbetstid.

Lycka till!